Ghid complet pentru proprietari care vor să economisească timp, să crească satisfacția oaspeților și să evite birocrația inutilă
Cuprins:
- Ce înseamnă check-in digital în România?
- De ce este important în 2025 pentru piața HoReCa?
- Cum funcționează concret check-in-ul digital?
- Avantaje pentru proprietari și oaspeți
- Aspecte legale și GDPR în România
- Ce este NowCheckIn și cum te ajută?
- Integrarea cu Booking, Airbnb și site-ul propriu
- Cazuri reale din România
- Întrebări frecvente (FAQ)
- Concluzie și invitație la demo
1. Ce înseamnă check-in digital în România?
Check-in-ul digital este procesul prin care oaspetele unei unități de cazare (pensiune, hotel, apartament Airbnb etc.) își introduce datele de identificare, acceptă regulamentul casei și primește acces la proprietate — complet online, fără interacțiune fizică cu gazda.
În România, acest proces este din ce în ce mai utilizat în 2025, mai ales în contextul automatizării și digitalizării serviciilor turistice.
2. De ce este important în 2025 pentru industria ospitalității din România?
Turismul românesc se dezvoltă accelerat, dar se confruntă cu probleme reale:
- Lipsa personalului calificat
- Costuri crescute de operare
- O așteptare tot mai mare din partea turiștilor pentru procese rapide și contactless
Turiștii români și străini preferă rezervări rapide, informații clare și autonomie. Aici intervine check-in-ul digital, care oferă:
- Flexibilitate
- Siguranță
- Eficiență operațională
3. Cum funcționează concret check-in-ul digital?
Pas cu pas:
- Clientul face rezervarea pe Booking, Airbnb sau site propriu.
- Primește automat un link de check-in digital.
- Completează datele cerute de ANAF și Poliție (conform legii).
- Semnează electronic regulamentul casei.
- Primește pe e-mail/sms un ghid digital cu toate informațiile: coduri de acces, Wi-Fi, reguli.
- În ziua sosirii, la ora stabilită, sistemul trimite automat detaliile pentru SELF check-in.
4. Avantaje clare pentru proprietari și oaspeți
Pentru proprietari:
- Nu mai pierzi timp cu predarea cheilor.
- Eviti telefoane, mesaje și confuzii.
- Elimini riscul de rezervări duble.
- Scapi de munca manuală cu fișe, facturi, reguli.
Pentru oaspeți:
- Check-in rapid, fără așteptare.
- Informații clare, pe mobil.
- Mai multă autonomie.
- Experiență modernă și profesională.
5. Este check-in-ul digital legal în România?
Da. Conform legislației actuale:
- Este obligatorie completarea fișei de anunțare a sosirii și plecării (HG 237/2001).
- Fișa poate fi completată electronic, iar datele trebuie păstrate minimum 5 ani.
- Semnătura electronică simplă este legală și acceptată.
- Sistemele digitale trebuie să respecte GDPR (Regulamentul 679/2016), cu protecție a datelor personale.
NowCheckIn respectă toate cerințele legale în vigoare.
6. Ce este NowCheckIn?
NowCheckIn este o soluție digitală completă, creată în România, pentru automatizarea procesului de check-in și gestionare a rezervărilor.
Funcționalități:
- Fișă de check-in online
- Semnătură electronică pentru regulament
- Ghid digital personalizat pentru fiecare client
- Acces automatizat la ușă (self check-in)
- Sincronizare calendar (Booking, Airbnb, site propriu)
- Facturare automată + transmitere în SPV e-Factura
- Site web profesional + SEO pentru rezervări directe
7. Integrarea cu Booking, Airbnb și site-ul propriu
Unul dintre cele mai mari avantaje este integrarea multiplă:
- Dacă primești o rezervare pe Booking, NowCheckIn o detectează automat.
- Trimite linkul de check-in fără ca tu să faci nimic.
- Datele se salvează, factura se emite automat, accesul se transmite.
- Calendarul este sincronizat — fără riscul de overbooking.
Pentru cei care au și site propriu, NowCheckIn oferă:
- Website optimizat SEO
- Sistem de rezervări directe
- Integrare cu check-in digital și facturare
8. Cazuri reale din România
Pensiunea Inspira Royal – Brașov
A redus cu 80% timpul petrecut pentru preluarea clienților. În 2024, 73% dintre clienți au folosit check-in digital complet.
Apartamente Central Arad
De la 3 ore/zi investite în mesaje și predări de chei → la 0. Integrarea cu Booking și Airbnb a fost completă.
Cabana SelfStay Valea Prahovei
A implementat NowCheckIn + yala smart → peste 120 de recenzii 5 stele pentru „check-in simplu și rapid”.
9. Întrebări frecvente (FAQ)
Este sistemul compatibil cu orice pensiune sau apartament?
Da. Poate fi folosit pentru 1 cameră sau 100 de camere, cu sau fără recepție.
Pot folosi check-in digital chiar dacă nu am un site propriu?
Da. Primești un link unic pentru fiecare rezervare.
Sunt datele clienților în siguranță?
Da. NowCheckIn folosește servere criptate și stochează conform normelor GDPR.
Este obligatoriu self check-in pentru proprietari?
Nu, dar este opțional și foarte apreciat de clienți. Poți activa doar ce funcții dorești.
10. Viitorul cazării este digital și direct
În 2025, check-in-ul digital în România nu mai este doar un trend – este standardul.
Cu soluția NowCheckIn:
- Simplifici întreaga operațiune.
- Reduci costurile cu personalul.
- Ai mai mult control și timp liber.
- Le oferi oaspeților o experiență profesională, sigură și modernă.
Vrei să vezi cum funcționează?
Intră pe NowCheckIn sau trimite mesaj cu „Demo”, iar echipa noastră te va contacta telefonic în cel mai scurt timp.
